Handige tips

Effectieve planning en organisatie van de werkdag: methoden, regels en waarom het belangrijk is

Pin
Send
Share
Send
Send


Onthoud je grootste fouten in het leven. Ruzies, misverstanden die je hele leven in de negatieve richting hebben veranderd. Mislukte examens, sollicitatiegesprekken, enz. De redenen voor dergelijke mislukkingen zijn vergelijkbaar, in de regel zijn ze het resultaat van een slechte voorbereiding en onnadenkende acties, hieronder zullen we kijken hoe we alles kunnen beheren en de dag / week plannen.

Wat gebeurt er als een atleet een maand voor de Olympische Spelen stopt met trainen - vaardigheden en spierkracht zullen aanzienlijk verzwakken en hij neemt een van de laatste plaatsen in. Net als in de sport heeft u in elk bedrijf een goede voorbereiding nodig, zonder welke de kansen op succes sterk worden verminderd.

Een belangrijke factor bij de voorbereiding is planning "Regel 6 P": Een goed uitgevoerde planning voorkomt een daling van de productiviteit.

Hieronder zal ik 7 manieren geven om de juiste planning van de dag, week bij te houden.

Waar is de takenlijst voor?

Om te beginnen zullen we analyseren hoe onze hersenen werken. Er werd vastgesteld dat we niet meer dan 7 + -2 gevallen of belangrijke gedachten onder controle kunnen houden. Om hier zeker van te zijn, tel je hoeveel cirkels er op de foto's worden getoond:

Fig. 1Fig. 2Fig. 3

Fig. 4Fig. 5

Hoogstwaarschijnlijk is één blik voldoende om het aantal objecten in figuren 1, 3 en 4 te bepalen.

En voor figuren 2 en 5 was één blik niet genoeg, het was nodig om afzonderlijk te overwegen. Hoe minder objecten, hoe eenvoudiger het is om ze te beheren. De limiet in de hersenen komt wanneer de hoeveelheid meer dan 7 + -2 wordt.

De situatie is ook met gedachten, op hetzelfde moment in ons hoofd kunnen we niet meer dan 7 + -2 taken opslaan, de rest is vergeten.

Werkdagplanning

In de 21e eeuw is het ritme van het leven merkbaar versneld en blijft het aan kracht winnen. Als het vroeger nodig was om succesvol te zijn, was het nodig om één hoeveelheid werk uit te voeren, maar nu om succes te bereiken, moet er nog veel meer worden gedaan. En mensen beginnen tijdgebrek tegen te komen. Als je alle dagelijkse taken uitvoert die het leven ons elke dag bezorgt, is er absoluut geen tijd meer.

Werkdagplanning is een hulpmiddel dat niet alleen helpt om de werktijd efficiënt te gebruiken, maar ook te verminderen. Dit is geen banale takenlijst die in strikte volgorde moet worden ingevuld. Planning is de mogelijkheid om te kiezen wat er moet worden gedaan, waarom en wanneer.

Daarom structureert competente planning niet alleen alles wat u op een dag doet, maar maakt u ook tijd vrij. Allereerst moet u de belangrijkste dingen uitvoeren - dit is de hoofdregel van timemanagement. Het is handig voor elke persoon die vrije tijd heeft op het werk en geen duidelijk schema heeft om zijn tijd correct te verdelen.

Wat houdt planning in?

Werktijdplanning omvat:

  • Prioritering.
  • De selectie van belangrijke taken.
  • Zoek naar de beste manieren om ze op te lossen.
  • Zoek naar werk in je vrije tijd.

prioritering helpt u te begrijpen wat aandacht nodig heeft, wat u zelf kunt oplossen en welk probleem u gewoon moet negeren. Tijd en informatie zijn veel waardevoller geworden dan voorheen, en boos worden op wat geen resultaat oplevert is zinloos.

Keuze uit belangrijke taken - Bijna hetzelfde als het stellen van prioriteiten, alleen in het kader van één werkdag. U kiest wat belangrijke resultaten oplevert, wat er dringend moet gebeuren en wat kan worden uitgesteld.

De beste manieren vinden om problemen op te lossen - een heel belangrijk punt. Bij de planning moet u niet alleen overwegen wat u gaat doen, maar ook hoe u dit het beste kunt doen. Het is niet alleen belangrijk om tijd te besparen, maar om alles zo snel en efficiënt mogelijk te doen.

Werk met vrije tijd moet ook in het werkplan worden opgenomen. Ben je 2 uur per dag vrij om aan iets uit te geven? Je kunt dit tegen de baas zeggen en hij zal je met werk belasten, je kunt zelfstudie doen, of je kunt inspanningen leveren om je eigen project te ontwikkelen.

Waarom is het belangrijk om een ​​werkdag te plannen

Iedereen die ooit freelance, zaken of "vrijwilligerswerk" (zoals een taxi) heeft gezien, begrijpt het belang van het regelen van dingen gedurende de dag. Maar de meeste kantoormedewerkers vinden het bijvoorbeeld niet nodig om hun werkdag te plannen.

De belangrijkste reden om uw werkdag te plannen is eigenlijk om uw eigen efficiëntie te verhogen. Als je naar je eigen lichaam luistert, kun je begrijpen dat sommige dingen je op een bepaald moment beter worden gegeven, en sommige - op een ander. Het is bijvoorbeeld handiger voor u om na de lunch andere bedrijven te bellen, omdat u al wakker bent geworden maar nog niet moe bent en monotoon werk 's avonds sneller is, dus het is beter om de informatie tot 5-6 uur in de database uit te stellen.

Werkdagplanning houdt niet alleen rekening met de basiselementen van het oplossen van problemen, maar ook met de persoonlijke voorkeuren van elke persoon. Tijdbeheer werd niet gedaan om iedereen hetzelfde sjabloon van hoogwaardig werk op te leggen. U moet uw taken aanpassen aan de kenmerken van uw lichaam.

Door uw werkdag te organiseren en te plannen, kunt u meer doen in minder tijd, zodat u tijd overhoudt voor wat u leuk vindt.

Wie zou hun werkdag moeten plannen

Iedereen moet zijn werkdag kunnen plannen. U kunt dus tijd besparen en efficiënter werken. Maar er zijn 3 categorieën mensen die gewoon verplicht zijn om zich bezig te houden met persoonlijke planning.

freelancers. De meest ongedisciplineerde medewerker is een freelancer. Hij heeft geen duidelijk schema, maar alleen de deadline herinnert eraan dat het tijd is om te gaan zitten om iets te doen. Daarom is het erg belangrijk voor freelancers die met verschillende klanten werken om hun werkdag te plannen. Het blijkt vaak dat nieuwe bestellingen verschijnen met een verschil van één tot twee dagen, en als je tot het einde trekt, heb je misschien geen tijd om aan twee projecten te werken.

zakenlieden. Alles is hier bijna hetzelfde als in freelance. Vooral als het een online bedrijf is. Aan de ene kant kunt u thuis ontspannen wanneer uw werknemers werken, maar aan de andere kant zal deze aanpak onvermijdelijk een mislukking zijn. In het Westen, onder zakenmensen, gedijt de cultus van workaholisme. Ze geloven dat als je niet 60 uur per week werkt, je lui bent en je niets te doen hebt in het bedrijfsleven.

leiders. Een leider zal niet altijd een zakenman zijn. De eigenaar van het bedrijf neemt mogelijk niet actief deel aan de zaken van zijn bedrijf, maar de directeur neemt de verantwoordelijkheid op zich voor de werking van het hele mechanisme. Dat is de reden waarom de leiders van middelgrote en grote bedrijven hun tijd effectief moeten gebruiken, omdat de toekomst van het bedrijf op de lange termijn afhangt van hun beslissingen. Het plannen van de werkdag van een leider is de manier om uw tijd het meest effectief te verdelen over strategisch belangrijke taken.

Werkdag planningsmethoden

Er kunnen veel methoden zijn om een ​​werkdag goed te plannen. Maar een van de meest effectieve is Eisenhower-matrix. De essentie is als volgt.

Er zijn 4 vierkanten:

  1. Vierkant A - Dringende en belangrijke zaken.
  2. Vierkant B - niet-urgente en belangrijke zaken.
  3. Vierkant C - dringende en onbelangrijke zaken.
  4. Vierkant D - niet-urgente en onbelangrijke zaken.

Vierkant A moet bijna altijd leeg blijven. Met een goede planning moeten alle belangrijke zaken in vak B worden geregeld en worden uitgevoerd zodra ze A naderen.

Vierkant B - Dit zijn belangrijke dingen om u te helpen uw doel te bereiken. Dit omvat alle taken die binnen 1 werkdag moeten worden voltooid.

Vierkant C betekent dringende en onbelangrijke zaken die voor uitvoering aan andere personen moeten worden overgedragen. Een levendig voorbeeld van dringende, maar onbelangrijke zaken is het bellen van een potentiële klant. Een medewerker kan dit, u kunt zich beter op andere dingen concentreren.

Vierkant D betekent dat er niet-urgente en onbelangrijke dingen zijn die u niet dichter bij het doel brengen, geen positieve emoties geven en in principe niet nodig zijn. Dit plein is het waard om alle nutteloze ideeën op te schrijven.

Een dergelijke scheiding van zaken door hun belang en urgentie stelt u in staat te begrijpen waar u tijdens de werkdag op moet letten en wat u veilig kunt vergeten. De matrix helpt niet alleen in werkprocessen, maar ook in het dagelijks leven. Als je Engels wilt leren, is het interessant voor je en zal het je helpen in je carrière - dit is vierkant B. Maar als je Spaans wilt leren gewoon om het te weten - dit is D, en je kunt het veilig vergeten.

Regels voor het plannen van werktijden

Er zijn verschillende regels voor het effectief beheren van uw werkdag. Voor het gemak verdelen we de dag in 3 delen:

  • Het begin van de werkdag.
  • De hoofdwerkstroom.
  • Voltooiing.

De ochtend is het belangrijkste stadium. Afhankelijk van hoeveel je hebt geslapen, hoe je bent opgestaan ​​en wat je hebt gedaan, hangt je humeur, psychologische houding en prestaties af.

De principes van een 'juiste' ochtend zijn onder meer:

  • Positieve houding. Als u elke dag wakker wordt met de gedachte dat u uw baan haat, neemt de productiviteit af. Probeer de ochtend met prettige gedachten te beginnen.
  • Probeer niet te "slingeren". Is het je opgevallen dat je na het opstaan ​​nog 30 - 40 minuten nodig hebt om eindelijk tot je zinnen te komen? Dit is een tijd die het niet waard is te worden verspild. Onmiddellijk na het wakker worden, neem een ​​douche, zet koffie en in plaats van een half uur "nergens", kunt u in alle rust ontbijten.
  • Niet gehaast ontbijt en weg naar het werk. Een dag zonder haast beginnen is erg belangrijk. Als je haast hebt, besteedt het lichaam extra kracht en zenuwen die productiever kunnen werken. Als u zich geen stevig ontbijt en een ontspannen reis kunt veroorloven, ga dan later naar bed en sta eerder op.
  • Kerntaken De meeste succesvolle zakenmensen hebben de neiging om te beweren dat de belangrijkste taken 's ochtends moeten worden aangepakt. Zoals het spreekwoord zegt: "Als je op tijd wilt zijn, eet dan een kikker als ontbijt." De rol van de kikker is een zaak die u helemaal niet wilt ondernemen. Doe het 's morgens en de positieve houding dat de "kikker wordt opgegeten" zal de hele dag blijven bestaan.

De hoofdwerkstroom bestaat uit de volgende taken:

  • Los dringende taken op. Het is belangrijk om te begrijpen dat als u tijdens de werkdag op dringende zaken bent gevallen, u niet al uw aandacht hiervoor uitsluitend hoeft te richten. Eerst moet je begrijpen of het belangrijk is of niet. Als dit belangrijk is, moet u er onmiddellijk mee doorgaan. Als dit niet het geval is, draagt ​​u de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan over aan een andere persoon.
  • Volg de deadlines. Elke dag moet u bij benadering datums instellen waarvoor u het hele takenpakket moet uitvoeren. Het is belangrijk dat dit niet "Doe het allemaal tot 18:00" is, maar "Om 14:00 - begin met het maken van een plan, om 15:00 - analyseer de indicatoren, om 16:00 - stel een rapport op", enz.
  • Bestelling op de werkplek. Dit is een impliciet maar zeer belangrijk punt. Als er een puinhoop op uw tafel ligt, zullen uw ogen er constant tussen verloren zijn. En als er een vreemd document op de werkplek is, kunt u het beginnen te bestuderen en gewoon 20 - 30 minuten verliezen.
  • Volg de impulsen niet. Dit is het belangrijkste. Er zijn enkele triggers waardoor je je aandacht van werk op iets minder belangrijks kunt richten. Een vriend bellen wanneer u een verkoopplan analyseert? Het is beter om dit niet te doen, dan verlies je de concentratie en verlies je gemakkelijk je werksfeer.
  • Groepeer een routine. Dit is erg belangrijk. Als u overdag 60 telefoontjes wilt plegen, is het beter om ze in verschillende kleine groepen op te splitsen, 10 tot 15 tegelijk. Nadat u hebt gebeld, kunt u een andere taak uitvoeren. Door constant van routine naar krachtige activiteit over te schakelen, kunt u veel meer doen.

De voltooiing van de werkdag is gebaseerd op de volgende principes:

  • Voltooi het nodige. Er is een groep gevallen die zijn opgenomen in het "belangrijke, maar niet urgente" vierkant. Het is het beste om ze tijdens de werkdag af te maken en het "belangrijke en urgente" vierkant altijd leeg te houden.
  • Controleer de resultaten met het plan. Alles wat u op een dag hebt gedaan, moet u vergelijken met uw plan. Als u net bent begonnen met het plannen van uw werkdag, zullen kleine afwijkingen van het plan in de volgorde van de dingen zijn. Probeer zo min mogelijk te houden.
  • Maak een plan de volgende dag. Dit kunt u het beste aan het einde van de vorige werkdag doen. Dus je houdt de werklust en, maar het is belangrijk om een ​​echt werkprogramma op te stellen.

Als u een leider bent, moet u gedurende de werkdag nauw samenwerken met uw secretaresse.

Vergeet niet dat dit algemene tips zijn. Ze houden geen rekening met uw individuele kenmerken. Als het voor u handiger is om overdag dringend werk te doen, en niet 's ochtends, dan heeft u hier recht op. Als je liever het grote en moeilijke ding als laatste doet, en dit heeft geen invloed op je humeur op één dag - maak het dan de laatste.

Werkdagplanning moet individueel zijn.

Belangrijkste fouten bij het plannen van een werkdag

Ondanks het feit dat de praktijk van timemanagement stevig is verankerd in ons leven, maken de meeste mensen typische fouten bij het plannen van hun werkdag. Hier zijn er een paar.

Fout 1. Onjuiste prioriteitsstelling.

De Eisenhower Matrix vertelt ons dat we belangrijke dingen moeten doen. Maar veel mensen kunnen gemakkelijk verwarren wat voor hen belangrijk is. Vierkant A, die leeg moet blijven en verantwoordelijk is voor dringende en belangrijke zaken, wordt vaak verward met C, waar zich onbelangrijke zaken hebben opgestapeld die onmiddellijk ingrijpen vereisen.

Het is belangrijk om te onthouden dat u uw energie uitsluitend moet besteden aan wat u op een bepaald moment belangrijk vindt. Werk voor de toekomst moet zijn wanneer dingen kunnen worden uitgesteld en goed gepland.

Fout 2. Er wordt teveel tijd besteed aan kleinigheden.

Om uit te leggen waarom je allereerst een 'basis' moet maken, en alleen dan de kleine dingen, zullen we de Pareto-wet gebruiken. Het zegt dat 20% van de inspanning 80% van het resultaat oplevert. Dat wil zeggen, wanneer u aan iets belangrijks werkt, besteedt u 20% van de moeite en bereikt u 80% van het resultaat. Wanneer je aan kleine dingen werkt, krijg je 4 keer minder resultaat en besteed je 4 keer meer energie.

Overweeg een klein voorbeeld. U moet een reclamecampagne voeren. Als u 10 advertenties maakt, trefwoorden en woordgroepen ervoor selecteert en ze op voorbereide sites uitvoert, is dit 20% van het werk, wat 80% van het resultaat oplevert. Maar als u de tijd neemt om lettertypen en afbeeldingen te bewerken, zinnen te selecteren en te verfijnen, op zoek bent naar extra platforms voor advertenties en dan veel meer moeite doet. Dit alles moet worden gedaan, maar na het begin van de reclamecampagne, wanneer u het eerste resultaat bereikt.

Fout 3. Tijdgebrek voor persoonlijke zaken.

Elke persoon moet een persoonlijk leven en vrijheid van beroepskeuze hebben. Als je veel te doen hebt, en je vindt er geen - twee uur voor je hobby, dan is dit een slechte planning van je eigen dag. Het plannen van uw werktijd is niet alleen belangrijk omdat u hiermee meer kunt doen. Het geeft je de mogelijkheid om dingen te doen zonder haast die je leuk vindt.

Hoe kunt u uw dag leren plannen?

Heel eenvoudig: beginnen met plannen!

Het vinden van de beste optie voor het vormen van je eigen dag is zelden voor iedereen onmiddellijk mogelijk. Waarom?

  1. Elk persoonlijkheidstype en karaktereigenschappen vereisen een speciale aanpak. Het systeem van blokken werkt beter met visuals, digitaal - ze houden van tijdgebaseerde nauwkeurigheid en audials kiezen vaak voor timers.
  2. Elke gewoonte kost tijd om te introduceren. Daarom zijn er terugslag in de planning, en de afwijzing van dagelijkse lijsten en nieuwe retouren, en het zoeken naar oplossingen.
  3. De voordelen van plannen worden niet onmiddellijk gevoeld. Eerst komt het begrip van hoe je je dag moet plannen, en pas dan wordt het effect van het verrichte werk gerealiseerd.
  4. Symbiotische opties zijn geschikt voor iemand, wanneer op basis van veel schema's een uniek 'persoonlijk' wordt gecreëerd, dat vooral overeenkomt met de behoeften en doelen van een persoon.

Voor stimulans en als een systematische ervaring, stel ik voor om te zien hoe succesvolle mensen hun dag plannen - op het voorbeeld van A. Parabellum. Ik weet niet zeker of dit zijn permanente optie is, maar hij sprak over een dergelijk schema tijdens een vergadering van het formaat "business cafe".

Planning vanuit Parabellum: stroomdiagram en origami

Voor mijzelf noemde ik de oorsprong van het plan van de leidende coach van ons land 'origami'. Heeft hij een officiële naam - dat kunnen ze niet zeggen. Laat het daarom 'origami' blijven: duidelijk, duidelijk en weerspiegelt de essentie van de methode.

Parabellum spreekt meestal over twee planningstechnieken:

  • blokken - focaal, buffer, communicatief en voor ontspanning,
  • Origami is een compact dagplan voor zakenmensen.

Blokdiagram voor planning

Bij deze methode is er geen controle per minuut over zaken, maar er is een lijst met gevallen in de "hoofdtekst" van elke tijdsperiode.

In totaal wordt het aanbevolen om 4 blokken te gebruiken die dezelfde en vergelijkbare dingen combineren!

Buffer - werk- of thuisroutine. De taken die altijd op de takenlijst staan ​​en eigenlijk de hele dag vormen. Het is onmogelijk om "overwinningen" van bufferblokken over de rest toe te staan, daarom is het belangrijk om ze te beperken: tijd en hoeveelheid zaken.

Eén blok niet meer dan 3-4 uur, bezettingsgraad van elk - tot 60% van het tijdelijke volume.

  • Het hebben van duidelijke tijdlijnen voor uitvoering.
  • De belangrijkste taken volgens elk criterium.
  • Emotioneel moeilijke dingen.
  • Kleine vragen.

Фокусные блоки – развитие и стратегия. Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. Zonder afleiding en externe invloeden.

Idealiter breng je deze tijd alleen met jezelf door - met boodschappers uitgeschakeld, zonder telefoon en zelfs zonder internet. In een omgeving van geïsoleerde brainstorming worden de beste ideeën geboren.

Communicatief blok - alle soorten communicatie. Dit zijn oproepen, brieven, vergaderingen, vergaderingen - alle kleine taken die ons afleiden als u ze niet in één eenheid combineert.

Voor communicatie is het het beste om 's ochtends en' s avonds de tijd te nemen - dit is het meest productief. Hoeveel toewijzen? Het is moeilijk te zeggen, omdat het afhangt van de intensiteit en kwaliteit van communicatie - van een half uur tot een half.

Advies voor freelancers die instant messengers nodig hebben. Ik raad u aan om de communicatie-eenheid in korte intervallen van een half uur te plaatsen - ongeveer 3-4 per dag. Dit is voldoende om zelfs urgente problemen op te lossen.

Rust of vertraging - 4 blok. Nu is het modieus geworden om het woord "vertraging" te gebruiken. Het houdt in dat we "haasten-haasten", "denken-denken", "beslissen-beslissen", en dan een keer van de race af.

Planningstijd voor rust is belangrijk en noodzakelijk, daarom is het onmogelijk om deze blokken van het weekplan uit te sluiten.

Hoe uw dag te plannen - een voorbeeld van een blokdiagram van een standaard kantoorwerkdag:

Origami Plan door A. Parabellum

Misschien gebruikt iemand anders een dergelijk schema. Maar ik ontmoette haar een keer en alleen tijdens de training van Andrei Parabellum. Voor mij is dit een echte hack uit de serie "Tips van succesvolle mensen: hoe je je dag te plannen."

  1. Een vel A4-papier van het meest gangbare kantoorpapier wordt genomen. We hebben het met de helft verdubbeld. We krijgen natuurlijke blokken in een vierde - het A6-formaat.
  2. We geven elk blok een eigen takenlijst. De keuze is iets anders dan in het vorige schema, omdat er meer secties zijn voor takenlijsten.

Het is handig om de lijsten "bellen", "schrijven", "kopen", "lezen", "rusten" en het standaard blokdiagramformaat te gebruiken. Het blijkt een blokdiagram met decodering en extra dingen voor de onverwacht vrijgemaakte tijd

  1. We voeren dingen uit volgens het blokdiagram en andere dingen uit de lijst.

Voorbeeld: eindigde het bufferblok een half uur eerder dan gepland? We kijken naar lijsten met aanvullende gevallen. We kiezen de optimale taak voor het huidige moment. In het ideale geval volgens de Eisenhower-matrix. Wij doen het. Ga op het juiste moment volgens plan naar het volgende blok.

Hier zijn twee opties tot nu toe. Ze helpen je te begrijpen hoe je je dag kunt plannen. Waar te beginnen? Maar er zijn veel opties om uw eigen dagelijkse routine op te stellen. Ik zal ze allemaal geleidelijk oplossen.

Stel je een situatie uit het leven voor

Je staat 's morgens op en gaat naar je werk, op de manier die je je herinnert dat:

Wanneer ben je naar je werk gekomen:

Het hoofd is al vol, maar de tijd stopt niet, een klant, een naaste, een collega kan je bellen, een onvoorziene situatie kan gebeuren, enz. Wat gebeurt er in dit geval? We vergeten iets. Als we vergeten om voedsel in de winkel te kopen, gebeurt er natuurlijk niets slechts, maar u kunt het belangrijkste vergeten: kom niet naar een belangrijke vergadering, neem geen medicijnen, enz.

Bovendien, hoe meer dingen we in ons hoofd hebben, hoe slechter onze analytische vaardigheden worden, omdat energie wordt besteed aan het onthouden van informatie.

Notebook voordelen

Notebook - verwijdert alle hierboven beschreven problemen en heeft de volgende voordelen in vergelijking met werken vanuit het geheugen:

1) Schrijven gaat altijd sneller dan onthouden. Het branden van een mobiele telefoon is bijvoorbeeld 10-100 keer sneller dan onthouden. Ook met zaken.

2) Energiebesparing. Om het belangrijke niet te vergeten, herinneren we ons vaak dat er energie aan wordt verspild. Notebook lost dit probleem op.

3) betrouwbaarheid. Wat met een pen is geschreven, kan niet met een bijl worden ingekort. Elk bedrijf kan worden vergeten, tegen de achtergrond van vermoeidheid, emoties of andere dingen. Maar als je de taken opschrijft, is vergeten veel moeilijker.

U kunt een lijst met taken op een gewoon blad, kladblok bewaren, maar het is beter als het een notebook is, omdat het een kalender heeft. De lijst met taken voor die dag kan op een computer of op papier staan. Het belangrijkste is dat je het hebt, omdat het de basis is voor de planning, net als de basis thuis. Als het huis geen fundering heeft, is het maximale dat kan worden gebouwd een kleine structuur van één verdieping zonder verwarming van plastic of multiplex. Ook bij het plannen zonder een lijst met taken voor de dag of het notitieblok, kunt u dat natuurlijk doen, maar de mogelijkheden zijn zeer beperkt.

Het belangrijkste in de takenlijst of in het notitieblok is de lijst met taken die overdag moeten worden uitgevoerd. Het op een na belangrijkste onderdeel is de kalender, waarin u de taken kunt zien die op een bepaalde dag moeten worden voltooid. Daarom heeft een notebook de voorkeur boven een gewone lijst, omdat er een kalender is.

2-weg: werk elke dag met de takenlijst

Het belangrijkste bij het werken met een tijdorganisator of notebook is om te werken volgens een eerder opgesteld plan. Om dit te doen, kijk je regelmatig naar je notebook om erachter te komen of je alles hebt gedaan wat je vandaag hebt gepland. U kunt de lijst bekijken na het voltooien van de huidige case. Het is heel belangrijk om belangrijke zaken aan uw organisator toe te voegen die u vandaag moet doen.

Methode 3: eerst schrijven en dan doen

Als er een nieuwe taak aankomt en deze niet urgent is, schrijf deze dan eerst in het notitieboek en ga pas verder als het erop aankomt. Nieuwe taken lijken erg belangrijk en we beginnen alles aan te nemen: e-mail checken, telefoneren, enz. Maar zodra u alle inkomende zaken in uw notebook begint op te schrijven, zult u merken dat er meer zijn belangrijke taken.

Alle bewegingen van de rechterkant van het lichaam worden bestuurd door de linkerhersenhelft, die verantwoordelijk is voor de logica. Wanneer we met onze rechterhand een nieuwe taak opschrijven, activeren we de linkerhersenhelft van onze hersenen, die verantwoordelijk is voor de logica. Door logica in te schakelen bij het opnemen met de rechterhand, kunnen we betere beslissingen nemen.

Als u alle dingen in het notitieboekje schrijft voordat u begint met werken, kunt u de belangrijkste taken overdag uitvoeren en bestand zijn tegen de secundaire taken die u voortdurend afleiden.

4 manier. Eerst belangrijke, dan urgente taken

Alle geplande zaken moeten worden uitgevoerd in volgorde van belangrijkheid en vervolgens volgens uitvoeringstijd. Beginnend bij het belangrijkste en geleidelijk overgaand naar het minder belangrijke. Schrijf dingen op in uw plan voor vandaag in volgorde van belangrijkheid, sorteer vervolgens op urgentie en begin met de hoogste prioriteit te werken.

Bijvoorbeeld, een vriend belde je om te chatten. Een telefoontje, een dringende kwestie, omdat de telefoon nu overgaat, maar het is misschien niet belangrijk. Als u belangrijkere taken hebt, bijvoorbeeld om een ​​rapport over het werk op te stellen, is het beter om eerst alle belangrijkere taken uit te voeren, met name het rapport, en dan, als u tijd hebt, terug te bellen en met een vriend te praten. Maar niet omgekeerd, anders hebt u misschien vanwege een onbeduidende oproep geen tijd om iets belangrijkers te doen.

Belang geeft prioriteit aan urgentie. Dringende zaken mogen alleen worden behandeld als u de situatie onder controle hebt en ervan overtuigd bent dat u steeds belangrijker zult worden.

5-weg: elektronische organizer

Er zijn een groot aantal elektronische notebooks. Het elektronische dagboek heeft onmiskenbare voordelen ten opzichte van papier:

A. Tijdwinst. In een elektronisch dagboek hoeft u geen taken van de laatste dag naar de huidige dag te herschrijven, en u kunt er ook mee werken op een computer of op een telefoon of tablet om gegevens op alle apparaten te synchroniseren.

B. Volumes en snelheid: In een elektronisch dagboek kunt u zeer snel een grote hoeveelheid informatie kopiëren voor verder werk. Bijvoorbeeld: u wilt 's avonds een bananentaart bakken en u moet de benodigde ingrediënten opschrijven voordat u naar de winkel gaat. Als u een elektronische organizer hebt, kunt u snel het hele recept van internet naar het dagboek kopiëren, in letterlijk een kwestie van seconden. Tegelijkertijd heeft u, om alleen ingrediënten met de hand op een stuk papier te schrijven, meer tijd nodig dan het hele recept in elektronische vorm. En in de winkel volstaat het om een ​​dagboek bij de telefoon te voegen om snel te begrijpen wat te kopen.

B. Gemak. Het is onhandig om een ​​gewoon notebook te gebruiken tijdens transport, een winkel, op vakantie, op deze plaatsen is het moeilijk om op te schrijven en notities te bekijken omdat het papieren dagboek groot is en je 2 handen nodig hebt om het te openen. Maar het elektronische notitieboek op de telefoon is altijd bij je, waar je ook bent: vervoer, winkel, straat. U kunt snel opnemen op uw computer en vervolgens synchroniseren zodat deze notities binnen enkele seconden op uw telefoon verschijnen.

Onder elektronische organisatoren raad ik iedereen aan om evernote te doen met gratis synchronisatie met een computer of onze meer geavanceerde Russische analoog van leadertask, maar synchronisatie wordt ervoor betaald.

6 manier: Plan de volgende dag in de avond

Maak de volgende dag van tevoren een actieplan, de beste tijd is het einde van de werkdag voordat je naar huis gaat. Deze eenvoudige actie helpt je beter te slapen, omdat vaak de oorzaak van slapeloosheid is dat we 's avonds de herinnering aan alle belangrijke dingen doornemen die je morgen moet doen, zodat je ze' s morgens niet vergeet. En het zijn precies deze gedachten die ons beletten om te ontspannen en rustig in slaap te vallen, maar als u al uw plannen opschrijft, zorgt u niet alleen voor een rustige slaap, maar ook voor de avond.

Bovendien, als je van tevoren een plan maakt, zal je onderbewustzijn de hele nacht constant werken aan hoe het beste kan worden gedaan wat gepland is. Het oplossen van complexe problemen kan zich bij het ontbijt, op weg naar het werk of zelfs midden in de nacht voordoen. Het is in de ochtend dat meestal nieuwe ideeën komen en u zult deze tijd maximaal benutten, u hoeft alleen de volgende dag van tevoren een takenlijst te schrijven.

Trouwens, als je vragen hebt waarop je een antwoord wilt krijgen, vraag ze dan voordat je in slaap valt en sluit je ogen aan jezelf, bij voorkeur hardop en val meteen in slaap. En maak u 's ochtends gereed om onmiddellijk alle gedachten op te schrijven die kunnen verschijnen op het moment dat u wakker wordt of later.

Methode 7: Plan complexe taken om je activiteit te maximaliseren

Maak een plan voor de dag, zodat werk waarvoor hoge energiekosten nodig zijn, op het hoogtepunt van uw activiteit valt, wanneer u veel kracht hebt en u zo productief mogelijk bent. In de regel begint de piek van activiteit in de ochtend, omdat je na het slapen veel kracht en een fris hoofd hebt, maar het gebeurt dat de piek van activiteit overdag en zelfs 's avonds kan optreden.

De meest energie-intensieve beroepen zijn dingen waarvoor geen talent is. In de regel zijn dit die lessen die u niet het meest wilt doen. In timemanagement worden deze dingen kikkers genoemd, omdat het onaangenaam is om deze taken te starten. Er is een regel in timemanagement - begin de dag met een kikker, d.w.z. van een onaangenaam bedrijf. Met deze regel kunt u efficiënter werken, omdat meestal 's morgens de meeste krachten nodig zijn en deze krachten zijn uiterst belangrijk om het meest onaangename werk te doen.

Laat me u een voorbeeld uit mijn leven geven, ik heb een technische mentaliteit, daarom zijn exacte wetenschappen zoals: natuurkunde en wiskunde zijn gemakkelijk voor mij, maar met humanitaire onderwerpen is het moeilijker, daarom, toen ik op school was, bereidde ik me vaak voor op een controle in het Engels in de ochtend. Ik stond 1-2 uur voor school op en leerde Engels. Het was 's morgens dat ik de meeste energie had, dus in die tijd was het voor mij gemakkelijker om de moeilijke taak te doen, waarvoor ik het minste talent had. De resultaten van de voorbereiding overtroffen al mijn verwachtingen, ik werd uitstekend of goed in een onderwerp dat ik niet leuk vond.

Plan de meest onaangename taken op het hoogtepunt van de activiteit, bijvoorbeeld 's ochtends en u zult zien hoe u meer zult doen en uw persoonlijke effectiviteit zal toenemen.

Bekijk de video: Tips - Leiderschap en Communicatie - Deel 1 HD (September 2021).

Pin
Send
Share
Send
Send