Handige tips

Wat is een elektronisch documentbeheersysteem en waarom is het nodig?

Pin
Send
Share
Send
Send


Met elektronisch documentbeheer in de organisatie kunt u het proces van het werken met documenten in alle fasen optimaliseren: van het opstellen tot goedkeuring en het verzenden van een voltooide kopie. Hoe we een elektronisch documentbeheersysteem in een organisatie kunnen implementeren en wat de specifieke kenmerken zijn van de toepassing ervan op verschillende afdelingen van het bedrijf, vertellen we in ons materiaal.

Fase 1. Analyse van het bestaande documentbeheersysteem

Documenten kunnen in het bedrijf worden aangemaakt of erin worden ingevoerd, zowel op papier als in elektronische vorm. De analyse kan dergelijke tekortkomingen in de huidige workflow in het bedrijf identificeren als:

  • verlies van documenten
  • overmatige duplicatie
  • lange goedkeuringstijd
  • kosten van afdrukken of verkrijgen van een scanafbeelding van een papieren document, enz.

Het systeem dat in het bedrijf bestaat, voldoet mogelijk niet meer aan de moderne vereisten voor het werken met documenten, zoals:

  • handige zoekmachine,
  • operationele controle in alle fasen van het werk met het document,
  • Mogelijkheid tot geautoriseerde bewerking en goedkeuring.

Evenals andere vereisten voor het systeem met betrekking tot de specifieke kenmerken van documentbeheer in het bedrijf.

Wat is een EDMS?

Met de ontwikkeling van internet is de tijd van dikke mappen en stoffige archieven verleden tijd. Het proces van werken met documenten is nu volledig geautomatiseerd. De benodigde papieren zijn met één klik te vinden en archiveren gebeurt zonder menselijke tussenkomst. Dergelijke kansen worden door EDMS voor ondernemingen opengesteld.

Het elektronische documentbeheersysteem (EDMS) is een speciale software, waardoor de verwerking van documenten in elektronische vorm plaatsvindt. Met andere woorden, dankzij de EDMS is het mogelijk om documenten tussen werknemers over te dragen, individuele taken uit te voeren, te archiveren, enz.

Natuurlijk kunnen veel organisaties elektronische documenten maken, opslaan en overdragen. Gewoon een elektronisch formaat heeft echter geen juridische kracht. Om elektronisch papier aan te komen, is het belangrijk dat het door beide partijen wordt ondertekend. In dit geval moeten de documenten worden verzegeld met een speciale elektronische handtekening.

Daarom kan EDMS worden onderverdeeld in twee soorten:

  1. Documentstroom binnen het bedrijf tussen werknemers,
  2. Documentstroom tussen verschillende ondernemingen en organisaties via speciale communicatiekanalen.

Om de EDMS binnen de organisatie te gebruiken, is speciale software vereist. Gewoonlijk wordt een dergelijk programma het EDO-platform genoemd. Bovendien is voor de soepele werking van dergelijke software extra apparatuur vereist. Bijvoorbeeld servers, netwerkkanalen en meer.

Een operator voor elektronisch documentbeheer is nodig als het nodig is om met papieren tussen twee verschillende bedrijven te werken. Zo'n operator zal een goede helper zijn. Hij weet immers hoe hij berichten moet bezorgen, controleert in welke indeling documenten worden verzonden, vereist en beheert de elektronische handtekening, archieven en archieven onafhankelijk, enz.

EDMS is dus het 'circulatiesysteem' van het hele bedrijf. Het bespaart veel tijd en heeft natuurlijk een positieve invloed op het werk van de organisatie als geheel. Maar is dit soort informatieverwerking altijd nuttig? En kan een EDMS een bedrijf beschadigen? Om deze vragen te beantwoorden, moet u rekening houden met de positieve en negatieve kanten van elektronisch documentbeheer.

Fase 2. Formulering van eisen voor het elektronische documentbeheersysteem en ontwikkeling van een plan voor de implementatie ervan

In dit stadium worden de inspanningen van de management- en IT-specialisten van het bedrijf gecombineerd om doelen en doelstellingen correct op te stellen die worden opgelost via een elektronisch documentbeheersysteem. Het systeem moet ten minste het volgende bieden:

  • invoer- en uitvoerregistratiecontrole van documenten,
  • vertaling van papieren documenten in elektronische vorm (scannen en herkennen),
  • uitwisseling van documenten tussen structurele eenheden van het bedrijf,
  • classificatie van documenten in groepen,
  • snel zoeken van een document op sleutelparameters en tekst,
  • creatie van back-up- en archiefkopieën,
  • mogelijkheid om toegangsrechten te beheren,
  • andere problemen oplossen.

Afzonderlijk geformuleerde taken voor het werken met documenten die rechtstreeks in het bedrijf zelf worden geboren. Het systeem moet het volgende mogelijk maken:

  • conceptdocumenten maken, aanpassen, coördineren,
  • om artiesten binnen de deadlines te controleren,
  • log alle acties met een document, etc.

Gezien de vastgestelde taken wordt een plan opgesteld voor de invoering van een elektronisch documentbeheersysteem in het bedrijf.

Fase 3. Ontwikkeling van een systeemwerkschema

  • de basisregels van het systeem zijn vastgelegd,
  • de lijst van documenten die betrokken zijn bij elektronisch documentbeheer,
  • hun sjablonen en formaten zijn goedgekeurd,
  • beschrijft de technologie van het omzetten van papieren documenten in elektronische documenten,
  • gedetailleerde regels voor toegang tot documenten,
  • andere nuances van het systeem ontcijferen.

Fase 4. Voorbereiding voor het opstarten van het systeem en training van de gebruiker

In de implementatiefase wordt het elektronische documentbeheersysteem getest en worden de nodige instellingen voor apparatuur en software gemaakt. Er worden wachtwoorden ingesteld, personeel wordt uitgelegd wat de functies van toegang tot het systeem zijn.

Bovendien ondergaat het personeel training en kennistesten van instructies voor het werken in het elektronische documentbeheersysteem.

Order over de overgang naar elektronisch documentbeheer

Opdat het elektronische documentbeheersysteem van rechtswege in werking zou treden, wordt een order uitgegeven waarin:

  • geeft de startdatum van het systeem aan,
  • de inwerkingtreding van bijbehorende organisatiedocumentatie (voorschriften, instructies, regels) is gewaarborgd,
  • een lijst van personen die toegang hebben tot het systeem is goedgekeurd
  • De voorwaarden voor briefing en training van medewerkers zijn gedetailleerd
  • andere nuances ontcijferen die verband houden met de implementatie van een elektronisch documentbeheersysteem.

Voorbeeldorder over de overgang naar elektronisch documentbeheer (fragment):


De bestelling moet bekend worden gemaakt met alle betrokken werknemers.

Verordening betreffende elektronisch documentenbeheer

Soms ontwikkelen bedrijven een apart document over het werken met elektronische documenten, waarin alle bijbehorende instructies en voorschriften worden gecombineerd. Dit document wordt "Verordening betreffende elektronisch documentbeheer" genoemd.

Wat in deze bepaling moet worden opgenomen en hoe individuele problemen met betrekking tot het werken met het systeem worden gedetailleerd, beslist het bedrijf. Een indicatieve set secties wordt getoond in de figuur:


Voorbeeld van de verordening betreffende elektronisch documentenbeheer in de organisatie (fragment):


Elektronisch documentbeheersysteem: automatiseringsprogramma's, dekking, branchespecificaties

Organisatie van elektronisch documentbeheer bij de onderneming is een kostbaar en tijdrovend proces. Niet iedereen kan alle werkplekken tegelijkertijd automatiseren en alle werkketens met documenten combineren in één systeem.

Gespecialiseerde programma's komen te hulp, zodat u ten minste bepaalde delen van de onderneming kunt automatiseren en het kleinst mogelijke elektronische documentbeheer kunt organiseren. Dergelijke programma's voor elektronisch documentbeheer in de organisatie zijn zelfs beschikbaar voor de kleinste bedrijfsentiteiten. Meestal worden ze gekocht voor boekhoudkundige behoeften (boekhouding en belastingadministratie) met elementen van de personeelsworkflow.

Dit is niet de beste manier om elektronisch documentbeheer in de onderneming te implementeren. Maar bij gebrek aan de nodige middelen, helpt de automatisering van afzonderlijke secties en diensten van de onderneming om het werk met documenten gedeeltelijk te vergemakkelijken.

Specialisten op het gebied van elektronisch documentbeheer bevelen een andere aanpak aan. Als een onderneming niet voldoende middelen heeft om een ​​volwaardig effectief systeem voor het werken met documenten te implementeren, moet het probleem niet lokaal worden opgelost. Elektronisch documentbeheer moet niet in geselecteerde gebieden worden geïmplementeerd, maar als een gemeenschappelijk systeem dat alle afdelingen verenigt. Tegelijkertijd is het in eerste instantie mogelijk om een ​​minimale set functies vast te leggen en de functionaliteit geleidelijk te verhogen door het systeem aan te passen aan de behoeften en de schaal van het bedrijf.

Onlangs is er een scheiding geweest tussen ontwikkelaars van programma's voor elektronisch documentbeheer per sector (programma's afzonderlijk voor de publieke sector, telecommunicatie, enz.).

Vervolgens houden we ons meer bezig met personeel en juridisch elektronisch documentbeheer (waar moet je op letten bij het creëren ervan in een situatie waarin het bedrijf geen uniform documentbeheersysteem kan organiseren).

Wanneer is personeelsbeheer voor elektronisch document nodig en is het mogelijk om zonder te doen?

Elektronisch HR-documentbeheer is een van de elementen van een elektronisch documentbeheersysteem in een organisatie.

Personeelsdocumenten in hun diversiteit doen niet onder voor de boekhoudservice - de leider wat betreft het volume aangemaakte en ontvangen primaire documenten. Veel hangt af van nuances als:

  • schaal en structuur van de organisatie,
  • de bijzonderheden van zijn activiteiten,
  • geografische fragmentatie van structurele eenheden,
  • personeelsverloop
  • andere functies (de aanwezigheid van externe werknemers, schadelijke en gevaarlijke werkomstandigheden, enz.).

Met al deze nuances wordt rekening gehouden bij de beslissing of een organisatie een elektronische personeelsworkflow nodig heeft.

Als een bedrijf bestaat uit een directeur, een hoofdaccountant en 5-7 werknemers, kan elektronisch documentbeheer een zeer kostbare en goedkope gebeurtenis worden. Als het bedrijf groot is met een uitgebreid kantorennetwerk en specifieke werkomstandigheden, is automatisering van documentaire procedures onmisbaar.

De bijzonderheden van de organisatie van de elektronische documentuitwisseling van personeel worden hieronder beschreven.

1. Bescherm persoonlijke gegevens

In dit geval moet men uitgaan van de vereisten:

  • Wet "op persoonlijke gegevens" van 27 juli 2006 nr. 152-FZ,
  • Besluit van de regering van de Russische Federatie "Over goedkeuring van de vereisten voor de bescherming van persoonsgegevens ..." van 11.11.2012 nr. 1119.

Om dit te doen, moet u het volgende opgeven (paragraaf 15 van de vereisten):

  • beveiliging van de lokalen waar het informatiesysteem zich bevindt tegen ongeautoriseerde toegang door onbevoegden,
  • veiligheid van persoonlijke gegevensdragers,
  • toegang tot personeelsdocumenten van een beperkte kring van personen die hun officiële taken uitvoeren,
  • gebruik van hulpmiddelen voor informatiebeveiliging,
  • de uitvoering van andere verplichte maatregelen.

2. Regelen van de procedure voor het verkrijgen en gebruiken van elektronische handtekeningen

In dit geval moet men uitgaan van de normen van de wet "Op elektronische handtekeningen" d.d. 04.06.2011 nr. 63-FZ. Gezien het belang van personeelsdocumenten (ook bij het oplossen van arbeidsconflicten), moet de manager van het bedrijf bij het ondertekenen hiervan een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening (UKEP) gebruiken. Het gebruik van andere soorten elektronische handtekeningen (eenvoudig of verbeterd zonder voorbehoud) kan ertoe leiden dat lokale handelingen van het bedrijf als ongeldig worden erkend.

3. Schets personeelsdocumenten

Personeelsdocumenten zijn verdeeld in twee groepen:

  1. Gevormd in elektronische vorm.
  2. Exclusief op papier gemaakt.

Dit is precies waar aanzienlijke problemen liggen bij het creëren van een systeem voor het beheer van elektronische documenten voor personeel in een organisatie. Een aanzienlijk deel van de personeelsdocumenten mag alleen in papieren vorm worden uitgevoerd en worden gewaarmerkt door de persoonlijke handtekening van de partijen bij de arbeidsverhouding (werknemer en (of) werkgever).

Het is noodzakelijk om de individuele documenten en personeelsinformatie van de werknemer bekend te maken met een ontvangstbewijs (bijvoorbeeld een bevel om een ​​disciplinaire sanctie op te leggen), en de HR-specialist moet bij het corrigeren van de gegevens in de persoonlijke kaarten van werknemers alle correcties certificeren met een persoonlijke handtekening.

5. Het in de plaatselijke wet vastleggen van vormen van elektronische personeelsdocumenten

Vormen van personeelsdocumenten die in elektronische vorm worden uitgevoerd, moeten in speciale voorschriften worden vastgelegd. Alle nuances van het werken met dergelijke documenten moeten daar worden geregistreerd: de procedure om aanpassingen aan te brengen, de voorwaarden en methoden van opslag, de soorten elektronische handtekeningen voor documenten van afzonderlijke juridische betekenis, enz.

Personeel elektronisch documentbeheer: wat zijn wetgevers van plan?

De vooruitgang staat niet stil. Geleidelijk worden die personeelsdocumenten die altijd alleen op papier bestonden, ook naar het elektronische formaat overgedragen.

Tot op heden is het wettelijk toegestaan ​​om een ​​elektronisch arbeidscontract te sluiten met een externe medewerker als hij een elektronische handtekening heeft (artikel 312.3 van de arbeidswetgeving van de Russische Federatie).

Meer informatie in dit materiaal.

Hoewel voor de algemene invoering van elektronische contracten nog afzonderlijke wetgevingsstudies nodig zijn.

Voor elektronische arbeidsboeken zijn er al enkele jaren discussies op wetgevingsniveau.

Zie de link voor meer informatie.

Over het algemeen is de positie van de autoriteiten duidelijk: elektronisch documentenbeheer op het gebied van personeel zal in de nabije toekomst worden ingevoerd. Het ministerie van Arbeid heeft al een experiment gelanceerd over de uitvoering ervan (bestelling van 26 maart 2018, nr. 194), volgens welke in een elektronische vorm in een aantal bedrijven:

  • werkuren worden in aanmerking genomen
  • werknemers maken kennis met lokale wetten, salariscomponenten, functiebeschrijvingen,
  • informeren over het begin van de vakantie,
  • zakenreizen opstellen.

Door de introductie van een elektronische personeelsworkflow kunnen werkgevers arbeidscontroles via internet doorgeven (op afstand).

Juridisch elektronisch documentbeheer in het bedrijf

Juridische kwesties in zakelijke activiteiten doen zich regelmatig voor.

Als het bedrijf een advocaat of juridische dienst heeft, is het rationeel om elektronisch documentbeheer van juridische documentatie te organiseren met de daaropvolgende integratie in het algemene elektronische documentbeheer van het bedrijf. Een dergelijk systeem maakt het mogelijk:

1. Coördineer het contractgoedkeuringsproces

Harmonisatie van sjablonen voor kant-en-klare contracten is een proceskenmerk van alle bedrijven. Het kost veel tijd en vereist de betrokkenheid van specialisten van verschillende diensten (financieel, technisch, juridisch en andere). In dit proces stelt elektronisch documentbeheer u in staat om het hele goedkeuringsproces te coördineren en het contract snel naar de tegenpartij te sturen.

Het legale elektronische documentbeheersysteem moet het volgende mogelijk maken:

  • maak een lijst van personen voor goedkeuring,
  • de timing van afwegingen en aanpassingen bepalen,
  • andere problemen oplossen (door het contract voor revisie op te sturen, voor ondertekening af te geven, etc.).

2. Werk effectief met claims en claims.

Om de claim uit te voeren en werk te claimen, moet de specialist van de juridische dienst over een volledig pakket brondocumenten beschikken. Deze documenten kunnen zowel binnen het bedrijf zelf worden geboren als van buitenaf komen (van aannemers). Om al deze gefragmenteerde informatie te verzamelen, is operationele interactie met verschillende diensten (boekhouding, verkoop en andere afdelingen) noodzakelijk.

De verordening is belangrijk om kwesties in verband met het verzamelen van alle benodigde informatie voor advocaten in elektronische vorm te detailleren.

Het systeem moet zo worden geconfigureerd dat:

  • alle brondocumenten werden tijdig aan de contractant afgeleverd,
  • sjablonen van kant-en-klare documenten van advocaten werden automatisch ter goedkeuring naar het management gestuurd,
  • de mogelijkheid om aanpassingen te maken werd gerealiseerd,
  • alle fasen van het werken met een document konden worden getraceerd,
  • De tijdlijnen voor het opstellen van claims en claims zijn bijgehouden.

3. Verwerk verzoeken onmiddellijk

Advocaten moeten brieven aan tegenpartijen, kopieën van verschillende documenten, antwoorden op verzoek van regelgevende en wetshandhavingsinstanties, enz. Voorbereiden. Met de introductie van elektronisch documentenbeheer kunt u het volgende volgen:

  • wanneer het verzoek door de aannemer is ontvangen,
  • hoeveel tijd is er voor de uitvoering ervan,
  • datum van verzending van het voltooide antwoord.

Met dit soort controle kunt u niet alleen de advocaat (uitvoerder) disciplineren, maar ook de initiatiefnemers van het verzoek, wat bijdraagt ​​aan de tijdige overdracht van het verzoek en de uitvoering ervan.

De gehele procedure voor het werken met elektronische aanvragen moet in het reglement worden beschreven: de voorwaarden van het verzoek, de vereisten voor volledigheid van de brongegevens, de tijd om het verzoek uit te voeren.

Om een ​​elektronisch documentbeheersysteem te ontwikkelen, is het noodzakelijk om het huidige documentbeheersysteem in het bedrijf te analyseren, de belangrijkste taken te bepalen en het project te voltooien. Stel het systeem vervolgens in werking, train personeel en stel de procedure voor het werken met elektronisch documentbeheer vast in een interne lokale handeling (regelgeving, instructies).

Sectie-inhoud

Deze sectie is bedoeld voor diegenen die net beginnen kennis te maken met het onderwerp elektronisch documentbeheer. Deze sectie helpt u bij het vormen van een basisidee van elektronisch documentbeheer zonder diep in te gaan op complexe problemen. Tijd om 1-1,5 uur te studeren.

Als u een archief van materialen voor onafhankelijk onderzoek wilt downloaden, registreer u dan. Dan bent u beschikbaar voor een reeks "Fundamentals of electronic document management for the enterprise." Tijd om 20 uur te studeren

Если вы преподаватель, и вас интересует дисциплина «Основы электронного документооборота и ECM», предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Для его получения напишите нам или звоните +7 (3412)72-65-01.

ECM – это просто или сложно?

Tegenwoordig wordt 100% van de documenten op kantoor in elektronische vorm gemaakt, maar tot nu toe wordt meer dan 80% van de gecreëerde documenten afgedrukt (ter goedkeuring, vertrouwdheid, aan de slag)! Kan een dergelijk formaat effectief zijn? Het lijkt erop dat de invoering van elektronisch documentbeheer de meest redelijke actie is van de kant van besluitvormers ...

Maar de zakelijke behoefte aan verbeteringen, in automatisering, wordt niet onmiddellijk gevormd, en pas na het ontvangen van een aantal signalen, komen de management en verantwoordelijke specialisten tot de conclusie dat de onderneming een speciaal informatiesysteem voor inhoudbeheer (ECM-systeem) nodig heeft om huidige problemen op te lossen. Dat wil zeggen, het is vereist om informatie in alle fasen van zijn bestaan ​​te beheren totdat deze verouderd is.

Om inzicht te krijgen in de geuite behoefte, om de toegepaste voordelen van het gebruik van een specifieke IT-oplossing te zien, is het niet alleen nodig om te "groeien", maar ook om te begrijpen hoe het ECM-systeem in het algemeen is gestructureerd. Welke stadia van informatiebeheer worden door ECM-infrastructuur gedekt? Wat is mogelijk met informatie in elke fase? Welke regels bepalen het proces van interactie met informatie? Hoe vertaalt een uitgebreide theorie zich in de praktijk?

Dit gedeelte van onze internetbron heeft materialen verzameld en gestructureerd die eenvoudig complexe kwesties behandelen die verband houden met het beheer van bedrijfsinhoud.

Wat is een elektronisch document, EDMS, ECM

Er zijn veel definities van wat een elektronisch document, EDMS, ECM is. We zullen proberen u de meest begrijpelijke en capacitieve van hen te geven.

Elektronisch document - Dit is een bepaalde set informatie (tekst, beeld, geluidsopname) opgeslagen op een computer (Word-, Excel-bestanden, enz.). Deze set informatie gaat vergezeld van een kaart met attributen, net zoals boeken in een bibliotheek vergezeld gaan van een kaartindex. Op attributen (naam, auteur, aanmaakdatum, etc.). Het document kan snel worden gevonden.

workflow (workflow) is een reeks acties van medewerkers binnen een specifiek bedrijfsproces. Bijvoorbeeld: de opeenvolging van acties is "een document ontvangen, een document registreren, een document beoordelen, een document uitvoeren", en het bedrijfsproces is "werken met beroepen van burgers".

Elektronisch documentbeheer (EDO) is een manier om werk met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van de documenten in elektronische vorm wordt gebruikt en centraal wordt opgeslagen.

Elektronisch documentbeheersysteem (EDMS) is een computerprogramma (software, systeem) waarmee u werk met elektronische documenten (maken, wijzigen, zoeken), evenals interactie tussen werknemers (documenten overdragen, taken uitvoeren, meldingen verzenden, enz.) Kunt organiseren.
EDMS wordt ook EDMS (Electronic Document Management Systems) genoemd - een elektronisch documentbeheersysteem.

ECM (Enterprise Content Management) - in vertaling klinkt deze term als "beheer van bedrijfsinformatiebronnen (inhoud, inhoud, inhoud)". Dit concept is iets breder dan EDMS. Onder het ECM-systeem wordt verstaan ​​een reeks technologieën, hulpmiddelen en methoden die worden gebruikt om informatie (inhoud) te verzamelen, beheren, verzamelen, opslaan en leveren aan alle consumenten binnen de organisatie. Om bijvoorbeeld een ECM-systeem te worden, moet een EDMS middelen bevatten om documenten te scannen, de veiligheid van documenten te waarborgen, regels voor het bewaren van documenten te handhaven, enz.

Meer precieze en "wetenschappelijke" definities van deze en andere termen zijn te vinden in de woordenlijst. We raden u ook aan om vertrouwd te raken met de materialen van de rubriek Fundamentals of electronic document management.

Heeft u een ECM-systeem nodig?

Beantwoord zelf de volgende vragen om te beoordelen of u een EDMS- of een ECM-systeem nodig hebt:

  • Kunt u direct het juiste document vinden als u telefonisch met een belangrijke partner praat?
  • kunt u met zekerheid zeggen welke van de door u uitgegeven bestellingen momenteel niet zijn voltooid, welke te laat zijn?
  • Weet u zeker dat de huidige snelheid van goedkeuring van documenten een positief beeld van uw organisatie oplevert?
  • Bent u tevreden met de hoeveelheid papier die op uw bureau ligt?
  • kunt u vol vertrouwen zeggen waar het document dat u ter goedkeuring heeft afgegeven zich momenteel bevindt?

Als u 3 of meer vragen negatief hebt beantwoord, moet u serieus nadenken over de aanschaf van een EDMS- of ECM-systeem.

We raden u ook aan om vertrouwd te raken met de materialen van de secties:

Voordelen van elektronisch documentbeheer

Transparantie van bedrijfsprocessen. Het systeem biedt de mogelijkheid om de fasen van bedrijfsprocessen te volgen, waardoor alle activiteiten in de organisatie volledig transparant zijn voor beheer en beheer.

Verbetering van de uitvoerende discipline. Volgens de statistieken wordt 20% van de ontvangen taken niet uitgevoerd door de werknemers die daarvoor verantwoordelijk zijn. Het ECM-systeem biedt volledige controle over alle fasen van het werk voor het management en is rechtstreeks van invloed op de prestatiediscipline van werknemers.

Minder tijd besteed aan managers en medewerkers. Het gebruik van het systeem vermindert de tijd die wordt besteed aan bijna alle routinematige bewerkingen met documenten (maken, zoeken, goedkeuring, enz.). Bovendien is er een versnelling van de workflow en bijgevolg van alle processen in de organisatie.

Informatie vertrouwelijkheid. Een lek met vertrouwelijke informatie kan leiden tot miljoenen verliezen voor de organisatie. In tegenstelling tot het traditionele "papieren" documentbeheer, biedt het ECM-systeem toegang tot documenten strikt in overeenstemming met de toegewezen gebruikersrechten, alle acties op het document (lezen, wijzigen, ondertekenen) worden vastgelegd.

Naleving van ISO 9000. Het opzetten van kwaliteitsmanagement is nu een van de prioritaire taken van Russische bedrijven. Een van de vereisten voor een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) is transparant geleverd documentbeheer en informatie-interactie. Voordelen van het gebruik van een ECM-systeem bij het instellen van een QMS:

  • zorgen voor een strikte implementatie van de secties van de ISO 9001: 2000-norm voor het beheer van documenten en records,
  • ondersteuning voor de implementatie van voorschriften door werknemers in het kader van de beschreven bedrijfsprocessen,
  • het beschikbaar stellen van middelen voor monitoring door het management van het QMS.

Gemak van innovatie en leren. Dankzij het kennisgevingssysteem, gebouwd op basis van het ECM-systeem, kunt u snel nieuwe werkregels voor alle werknemers invoeren. De trainingstijd voor nieuwe medewerkers wordt verkort door de mogelijkheid om snel te zoeken naar informatie die nodig is voor het werk (voorschriften, instructies, etc.). Routes en documentsjablonen kunnen eenvoudig worden gewijzigd, waarna medewerkers automatisch op een nieuwe manier beginnen te werken.

Bedrijfscultuur ontwikkeling. Het proces van het implementeren van een ECM-systeem vestigt en onderhoudt een bedrijfscultuur. Optimalisatie van werknemersinteracties en de ontwikkeling van horizontale verbindingen leiden tot teambuilding. Tegelijkertijd neemt de verantwoordelijkheid van elke medewerker voor de kwaliteitsvolle uitvoering van de aan hem gegeven opdracht toe.

Concurrentievoordeel. De implementatie van het ECM-systeem heeft rechtstreeks invloed op de concurrentievoordelen van het bedrijf ten opzichte van andere marktspelers. Verhoogt de snelheid en kwaliteit van klantenservice door het versnellen van de beweging van informatiestromen en nauwkeurige controle van alle processen. Het functioneren van zelfs een grote onderneming wordt mobieler en minder afhankelijk van specifieke "onvervangbare" werknemers.

ECM-technologie

Beheer van bedrijfsinformatie (of inhoud) kan zowel vanuit de praktijk als vanuit de theorie worden benaderd. Ongetwijfeld zijn de praktische aspecten van ECM vooral interessant vanwege hun zakelijke focus. Voor het omzetten van een aantal praktische kwesties in een gestructureerd kennissysteem is echter een theoretische basis van de technische component nodig. Om dit te doen, moet u aandacht besteden aan de componenten van de levenscyclus die worden aangegeven in de canonieke definitie uit de verklarende woordenlijst van de AIIM (Association for Information and Image Management): capture (Capture), management (Manage), storage (Store), protection (Preserve) en information delivery ( Deliver).

Informatie wordt beheerd gedurende de hele levenscyclus van informatie: van het aanmaken of binnenkomen in de organisatie tot levering aan de eindgebruiker of vernietiging na het verstrijken van de opslagperiode. Informatie dringt door in alle processen van de organisatie, het wordt gecreëerd en verwerkt in verschillende informatiesystemen en met behulp van verschillende applicaties, maar alleen ECM benadrukt dat er een uniforme aanpak moet zijn voor het beheren van informatie gedurende de hele levenscyclus.

Het is de moeite waard aandacht te schenken aan het feit dat, vanuit een zakelijk oogpunt, de fasen in de levenscyclus van een document belangrijk zijn die een directe impact hebben op bedrijfsprocessen wanneer een document deelneemt aan workflows. Puur technisch gezien dragen deze fasen geen uitgesproken semantische lading, ze worden aangeduid met de algemene term "documentbeheer".

Lees meer over informatiebeheertechnologieën in de artikelen:

Functionaliteit en classificatie van EDMS- en ECM-systemen

Volgens het onderzoeksbureau Gartner kunnen ECM-systemen worden geclassificeerd als ondersteuning van ten minste drie van de zes functies:

  • documentbeheer (verklaring / retour, versiebeheer, beveiliging, groepering van documenten, enz.),
  • gezamenlijk werk aan gemeenschappelijke documenten en ondersteuning voor projectteams,
  • documenten scannen en afbeeldingen van papieren documenten beheren,
  • beheer van records voor archivering op lange termijn, automatisering van opslagregels en -regelgeving, garanderen dat records voldoen aan wet- en regelgeving,
  • workflow voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen, content routing, het toewijzen van werktaken en statussen, route tracing en uitvoering controle,
  • Web content management om publicaties te automatiseren; dynamisch content management en gebruikersinteractie voor deze taken.

In overeenstemming met het aantal geïmplementeerde functies zijn EDMS onderverdeeld in:

  • kantoorsystemen
  • elektronische archieven
  • workflowsystemen
  • complexe of ECM-systemen.

U kunt vertrouwd raken met dit onderwerp in de koppen van de sectie "Functionele SED en ECM":

Een voorbeeld van een bedrijfsproces in een ECM-systeem

Het volgende is een bedrijfsprocesdiagram in BPMN-notatie, dat een voorbeeld beschouwt van het werken in een ECM-systeem met inkomende documenten (registratie, waarneming, uitvoering) ontvangen door organisatie per post, fax, e-mail en onderworpen aan registratie. Het document wordt onmiddellijk na toelating tot de organisatie in het systeem ingevoerd en "beweegt" vervolgens in elektronische vorm.

Best practices voor het organiseren van bedrijfsprocessen in een ECM-systeem

Voor organisaties die in EDMS / ECM werken, ontstaat de mogelijkheid om vereenvoudigd papierwerk uit te voeren en zich te concentreren op bedrijfsprocessen. Dat wil zeggen dat de registratie van documenten en de controle van bestellingen door de secretaris in dit geval alleen wordt gebruikt bij het werken met uitgaande en inkomende correspondentie, voor interne documenten zijn deze stappen uitgesloten. Dit betekent niet dat alle bedrijfsprocessen stoppen en dat niemand iets doet en geen controle heeft. De uitvoering van bepaalde orders wordt uitgevoerd als onderdeel van taken en taken (workflow), waarbij de status wordt bijgehouden waarvan u ook de voortgang van het proces kunt controleren. Tegelijkertijd neemt het aantal horizontale taken toe, in het kader van standaard bedrijfsprocessen of “cases”, waarbij het niet nodig is om coördinatieketens met senior managers te doorlopen.

Het ECM-systeem wordt vaak het 'circulerende' systeem van de onderneming en beïnvloedt veel bedrijfsprocessen, waardoor ze efficiënter kunnen werken. We zullen meer in detail praten over de best practices voor het organiseren van dergelijk werk.

Hoe vrienden ERP- en ECM-systemen te maken

ERP (Enterprise Resource Planning) is een strategie voor bedrijfsbeheer gericht op het optimaliseren van middelen (productie, financieel, arbeid) via een informatiesysteem.

Hoewel zowel ERP- als ECM-systemen werken met bedrijfsinformatie, is de aard van deze informatie compleet anders. De basis van deze ERP-systemen is goed gestructureerde informatie. Een ERP-systeemdocument is een duidelijk gedefinieerde vorm (die een van de middelen beschrijft - financiën, materiële activa, productiefaciliteiten), waarbij een reeks details overeenkomt met hun waarden en een bepaalde verwerkingslogica.

Een ECM-systeemdocument (inhoudseenheid) is voornamelijk ongestructureerde informatie. Er is geen verschil voor een ECM-systeem - een tekstdocument, een tabel, een videobestand of een tekening. Het systeem zal dergelijke documenten evengoed opnemen in de goedkeuringsprocessen van bedrijven, rechten toewijzen of zoeken naar het gewenste document.

Integratie van ERP en ECM in de onderneming is misschien de meest natuurlijke en minst risicovolle manier om de functionaliteit van deze systemen te combineren.

Lees meer over de integratie van ERP- en ECM-systemen:

Wat u niet mag verwachten van een ECM-systeem

Momenteel wordt een complexe automatisering van ondernemingen gebouwd door verschillende systemen te integreren, die elk een bepaald aantal problemen oplossen. Daarom is het erg belangrijk om correct te bepalen wat er precies binnen elk systeem moet worden geïmplementeerd.

Het EDMS- en ECM-systeem zijn primair gericht op het werken met ongestructureerde informatie, dus pogingen om enkele problemen daarin op te lossen zullen niet effectief zijn.

Overweeg de meest voorkomende eisen van klanten, waarvan de implementatie in het EDMS- en ECM-systeem redelijk moet zijn.

HR administratie. Ondanks het feit dat HR-management rechtstreeks verband houdt met documenten, ligt de taak van deze richting niet in het beheer van de documenten zelf, maar in boekhouding en personeelsbeheer. Het is noodzakelijk om verschillende monsters van het personeel te verkrijgen (op basis van opleiding, geslacht, specialiteiten, datum van toelating / ontslag, enz.), Want deze informatie moet in een gestructureerde vorm in de database worden opgeslagen en niet in de vorm van afzonderlijke ongestructureerde documenten. Bij het opstellen van elk document moet worden nagedacht over de verandering in de personeelsstatus. Daarom is het voor het automatiseren van HR-beheer raadzaam om gespecialiseerde personeelsbeheersystemen te gebruiken die kunnen worden geïntegreerd met het ECM-systeem voor het opslaan van ongestructureerde informatie (cv's, foto's, personeelsorders, enz.). Bovendien is het nuttig om de processen voor het afstemmen van deze documenten in het ECM-systeem te automatiseren.

Boekhouding voor financiële documenten. De situatie is vergelijkbaar met gestructureerde financiële documenten: facturen, facturen, uitgevoerde werkzaamheden, enz. Gespecialiseerde boekhoudsystemen, evenals gespecialiseerde modules van een ERP-systeem, zijn bedoeld voor belastingen en boekhouding, die zijn gebaseerd op primaire documenten. Het ECM-systeem kan ze niet vervangen, hoewel het scannen en organiseren van een elektronisch archief van scanbeelden van financiële documenten taken van de EDMS zijn. De noodzaak om dergelijke oplossingen te implementeren ontstaat meestal met grote hoeveelheden documenten en deelnemers aan bedrijfsprocessen die werken met financiële documenten als EDMS-documenten rekening houdend met toegangsrechten, digitale handtekeningen, enz.

Het gecombineerde gebruik van ECM- en ERP-systemen is nuttig op de volgende niveaus:

  • opslag van documentafbeeldingen in ECM, die worden bewaard in ERP,
  • opslag van ERP-rapporten in ECM, incl. Getekende EDS
  • coördinatie van documenten en ERP-directoryvermeldingen met behulp van het ECM-systeem.

Bovendien is het nu mogelijk om financiële documenten (facturen, contracten, facturen en handelingen) in elektronische vorm met tegenpartijen uit te wisselen. En de opslag van dergelijke documenten in de EDMS zal een extra voordeel geven. Meer details.

Materialen die nuttig zijn voor het bestuderen van dit onderwerp zijn:

Speciaal voor accountants hebben we een klein handboek (verzameling artikelen) opgesteld:

Analyse en modellering van bedrijfsprocessen.

In de regel worden systemen van de BPM-klasse (Business Process Management) gebruikt om bedrijfsprocessen te analyseren en te modelleren. Dit zijn gespecialiseerde hulpmiddelen voor bedrijfsanalyse van een onderneming of een extern adviesbureau. Gesimuleerde bedrijfsprocessen kunnen acties bevatten die niet gerelateerd zijn aan documenten, handmatig worden uitgevoerd (bijvoorbeeld levering van documenten per koerier), externe entiteiten (bijvoorbeeld leveranciers) of met ondersteuning voor andere klassen van systemen (ERP, CRM).

Klassieke EDMS kan wat informatie bieden voor de analyse van bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld in de vorm van rapporten over vertragingen bij de uitvoering van bepaalde soorten taken). Maar dit is slechts een klein deel van de gegevens die nodig zijn voor een volledige analyse.

Het is raadzaam om EDMS en modelleringssystemen te integreren op basis van referentiegegevens, bijvoorbeeld soorten documenten of organisatiestructuur. Bovendien zal het effectief zijn om het EDMS als gegevensprovider te gebruiken om bestaande bedrijfsprocessen te analyseren die in het EDMS worden uitgevoerd.

Aan de andere kant gaan de documentbeheersystemen die op de markt beschikbaar zijn vaak verder dan het kader van de EDMS en komen ze in de buurt van de klasse van BPM-systemen, dan kunnen de mogelijkheden een of andere functionele voor analyse en modellering omvatten.

U kunt meer lezen over ECM-systeempositionering onder het kopje ECM-plaats in het bedrijfsinformatiesysteem.

Effect van implementatie

Het beoordelen van het effect van een ECM-project is in wezen hetzelfde als het evalueren van de effectiviteit van een IT-project en het evalueren van een IT-project op basis van de evaluatie van elk project in een bedrijf.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Dit is mogelijk in gevallen waarin de te behandelen IT-problemen duidelijk zijn en geen extra rechtvaardiging vereisen. Bijvoorbeeld een computer kopen voor een secretaresse of een boekhoudsysteem inzetten. Hier is het motief de volwassenheid van de technologieën van het bedrijf, zonder welke het bedrijf eenvoudigweg niet als effectief kan worden beschouwd. In andere gevallen is het effect bijna niet te berekenen, hoewel de noodzaak van implementatie buiten twijfel staat. En soms is de berekening van het effect duurder dan de technologie zelf (zoals werknemers onbeperkte internettoegang bieden). In al deze gevallen wordt meer aandacht besteed aan projectkosten en oplossingspotentieel, bijvoorbeeld hoe gemakkelijk andere taken van het bedrijf kunnen worden opgelost met behulp van het geïmplementeerde systeem.

EDMS en daarop gebaseerde oplossingen kunnen niet altijd worden toegeschreven aan systemen waarvan het effect duidelijk is. Traditionele methoden voor het analyseren van de efficiëntie van het gebruik van activa tot informatie zijn niet van toepassing, evenals de formule "de verhouding tussen winst en totale kosten is efficiëntie". Dit is te wijten aan het feit dat informatie een immaterieel actief is dat samen met materiële en arbeidsmiddelen aan productie deelneemt. De implementatie van het ECM-systeem gaat gepaard met een verandering in bedrijfsprocessen en arbeidskosten. De kosten van informatiesystemen, inclusief ECM, zijn in de meeste gevallen indirecte kosten, die alleen per outputeenheid kunnen worden berekend met behulp van een model van economische planning, dat vaak moeilijk te formaliseren is.

Wat is de implementatie van een ECM-systeem

Het kiezen en aanschaffen van een ECM-systeem is slechts de eerste stap naar het bouwen van elektronisch documentbeheer in een organisatie. Voordat het systeem werkt en echt effect begint te krijgen, is het implementatieproces voor de boeg. Als u nog nooit een informatiesysteem heeft geïmplementeerd, leggen we uit wat de implementatie is en waarom deze nodig is.

Het implementeren van een ECM-systeem bestaat doorgaans uit de volgende stappen:

  • projectorganisatie, personeelstoewijzing (projectmanager en werkgroep),
  • bedrijfsonderzoek en ontwerp van oplossingen voor het gebruik van ECM-systemen,
  • afstemming en aanpassing van het ECM-systeem,
  • opleiding van personeel
  • proefoperatie.

De onderneming kan het implementatieproces onafhankelijk of met de betrokkenheid van een derde uitvoeringsbedrijf organiseren. In het eerste geval kost het meer tijd en moeite van onze eigen medewerkers, de implementatietijd zal waarschijnlijk worden vertraagd. In het tweede geval zijn aanzienlijke financiële kosten vereist om te betalen voor de diensten van een externe organisatie, maar de timing en het resultaat van het project zullen meer worden gegarandeerd.

In ieder geval zijn de volgende regels verplicht voor een succesvolle implementatie:

  • de actieve deelname van het management aan de implementatie en het gebruik van het ECM-systeem,
  • identificatie en diepgaande training van belangrijke medewerkers voor de implementatie en ondersteuning van het ECM-systeem,
  • organisatie van training voor alle gebruikers en het verstrekken van instructies voor het werken met het systeem.

U vindt voortdurend bijgewerkte aanbevelingen over de organisatie van het implementatieproces in onze sectie Implementatie van elektronisch documentbeheer.

Problemen en risico's van het implementeren van een ECM-systeem

In veel opzichten vallen de problemen en risico's van de implementatie van een ECM-systeem samen met de projecten voor de implementatie van andere bedrijfsbrede informatiesystemen en leiden ze tot het volgende negatieve gevolgen:

  • schending van de voorwaarden van het project,
  • schending van het projectbudget,
  • onvolledige verwezenlijking van doelen (het systeem werkt, maar niet volledig: minder / slechter dan gepland),
  • volledig mislukken van de implementatie (na implementatie werkt het systeem echt niet).

Risico-specificiteit bij de implementatie van een ECM-systeem houdt dit verband met het feit dat het in korte tijd nodig is om de meeste werknemers over te dragen naar volledig nieuwe werkmethoden voor hen (documenten in elektronische vorm lezen, elektronische resoluties en handtekeningen van het management ontvangen, enz.). De meest kenmerkende risico's van het implementeren van een ECM-systeem zijn onder meer:

  • Conservatieve gebruikers, afwijzing van nieuwe werkmethoden,
  • lage computervaardigheden van gewone gebruikers en senior management,
  • ongestructureerde processen (gebrek aan regelgeving),
  • onvoldoende / onvoldoende technische uitrusting,
  • fuzzy projectmanagement.

Manieren om risico's te vermijden algemeen standaard:

  • gedetailleerd voorlopig ontwerp van het ECM-systeem bij deze onderneming,
  • duidelijke richtlijnen en een persoonlijk voorbeeld van leiderschap,
  • personeelstraining en operationele ondersteuning bij het oplossen van problemen.
  • gefaseerde implementatie.

Betrouwbaarheid en geldigheid van een elektronisch document

Het gebied van elektronisch contentbeheer en elektronische interactie ontwikkelt zich nu actief. Er ontwikkelt zich ook wetgeving, sommige normen worden erin vastgelegd nadat ze in het leven zijn ingeburgerd, en sommige daarentegen verschijnen bij de invoering van wetgevingshandelingen.

Het bepalen van de betrouwbaarheid en juridische betekenis van een papieren document is een begrijpelijke procedure voor iedereen: het document moet de nodige handtekeningen en zegels hebben. Maar hoe bepaal je de nauwkeurigheid van een elektronisch document?

Hiervoor gemaakt elektronische handtekening (EP) - Dit is de vereiste van een elektronisch document dat is ontworpen om het te beschermen tegen namaak. Met ES kunt u de eigenaar van de handtekening identificeren en de afwezigheid van wijzigingen in het elektronische document vaststellen nadat het is ondertekend.

In zijn eenvoudigste weergave werkt het EP-mechanisme als volgt. Een certificatiecentrum (afdeling of externe organisatie) wordt toegewezen, dat met behulp van gespecialiseerde software de zogenaamde "sleutelcertificaten" voor elke gebruiker genereert. Een ES-sleutel is een unieke reeks tekens. Het bestaat uit een privésleutel (het is alleen beschikbaar voor de eigenaar, met behulp van de eigenaar kan een elektronisch document ondertekenen) en een openbare sleutel (het is voor iedereen beschikbaar, hiermee kunt u bepalen wie het elektronische document heeft ondertekend en wanneer).

Bij gebruik van een ECM-systeem zijn alle "problemen" die een gebruiker kan tegenkomen verborgen. De gebruiker moet in de regel gewoon de gewenste functie selecteren: "Onderteken het document" (het document dat wordt ondertekend door de elektronische handtekening wordt tegelijkertijd gesloten voor wijzigingen) of "Informatie opvragen over handtekeningen". De legitimiteit van elektronische documenten wordt erkend door de rechtbanken en derden.

Als u het probleem van het gebruik van elektronische handtekeningen wilt bestuderen, raadpleegt u het gedeelte Alleen over elektronische handtekeningen / digitale handtekeningen.

Als u verschillende wetgevingsgebieden wilt bestuderen, maak dan kennis met de materialen van het kopje Normatieve documenten en juridische aspecten.

Conceptuele apparaten en soorten elektronisch documentbeheer

Elektronisch documentbeheer (EDO) is een systeem van geautomatiseerde processen voor het verwerken van elektronische documenten dat het concept van "papierloos papierwerk" implementeert.

De ontwikkeling en actieve introductie van elektronisch documentbeheer begon in de jaren 90, toen een groot aantal kantoorautomatiseringsprogramma's op de Russische markt verscheen. Sindsdien heeft deze industrie zich actief ontwikkeld. Meer en meer organisaties streven naar een elektronisch documentbeheersysteem om de efficiëntie van de werktijd te verhogen en de kosten van handmatige verwerking van documenten te minimaliseren.

Het belangrijkste element van elektronisch documentbeheer is een elektronisch document dat met behulp van computerinformatieverwerkingstools is gemaakt en als een bestand van een of ander formaat op een computermedium is opgeslagen.

De introductie van elektronisch documentbeheer biedt het bedrijf de volgende voordelen:

  • eenmalige registratie van een document, zodat u het nauwkeurig in het systeem kunt identificeren,
  • parallelle uitvoering van verschillende bewerkingen, waardoor de bewegingstijd van het document wordt verkort en de uitvoering efficiënter wordt,
  • voortdurende verplaatsing van het document, waardoor het mogelijk wordt om de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan op elk moment in het proces te identificeren,
  • één database met documenten, met uitzondering van de mogelijkheid van duplicatie,
  • effectief zoeken naar een document met minimale informatie erover,
  • een effectief rapportagesysteem waarmee u de beweging van het document in elke fase van de workflow kunt regelen.

Afhankelijk van de specifieke kenmerken van de organisatie zijn er verschillende soorten elektronisch documentbeheer:

  • productie EDI,
  • Management EDI
  • archivering,
  • HR EDI
  • Boekhouding EDI
  • magazijn EDO,
  • technologische EDO,
  • Geheime en vertrouwelijke EDI.

Er kunnen net zoveel elektronische documentbeheersystemen zijn als er activiteiten zijn. Indien nodig kunt u elk privaat documentbeheer automatiseren.

Functies en effectiviteit van EDI

De set benodigde EDI-functies wordt bepaald door de taken waarmee het documentbeheer in het bedrijf moet worden geautomatiseerd. De basisfuncties van EDI kunnen als volgt zijn:

  • creatie van een elektronische versie van het document,
  • creatie van een attribuutkaart van een document,
  • vorming van tekst uit een kant-en-klaar sjabloon met daarin vervanging van variabele waarden van een documentkaart,
  • zoeken naar documentkaarten,
  • de vorming van een elektronisch document met behulp van een sjabloon op het briefhoofd van de organisatie,
  • documenten opslaan in verschillende formaten,
  • documentroutes maken en de beweging ervan controleren,
  • het bijhouden van tijdschriften, classificaties en naslagwerken,
  • registratie en classificatie van documenten die in het programma zijn geregistreerd,
  • herinneringen en meldingen verzenden,
  • goedkeuring van documenten
  • genereren van rapporten over verplaatsing en uitvoering van documenten.

De effectiviteit van het gebruik van elektronisch documentbeheer in organisaties wordt kwantitatief en kwalitatief geëvalueerd. Kwantitatieve indicatoren kunnen worden gemeten en geëvalueerd in termen van materiaal- en tijdskosten:

  • tijdsbesparing met gemiddeld 75% bij verwerking en creatie van documenten: registratie, mailing, zoeken, uitvoering van controleactiviteiten,
  • versnelling van de beweging van informatiestromen: overdracht van een document van een eenheid naar een eenheid of een partnerbedrijf, voorbereiding van standaarddocumenten, coördinatie, snelheid van verspreiding van informatie binnen het bedrijf,
  • het besparen van materialen en middelen in de vorm van een verlaging van de kosten van kantoorbenodigdheden, benodigdheden en documentopslag.

Kwaliteitsindicatoren worden geëvalueerd in termen van verbetering en ontwikkeling van verschillende aspecten van het bedrijf:

  • verhoging van de arbeidsproductiviteit van werknemers tot 25%, dankzij de aanwezigheid van een enkele informatieruimte, vereenvoudiging van teamwerkprocessen, effectieve controle over de uitvoering van documenten,
  • vermindering van het risico van verlies van documenten,
  • de snelheid van goedkeuring en goedkeuring van documenten verhogen,
  • toenemende bedrijfscultuur.

Zoals uit de praktijk blijkt, zal het economische effect van de invoering van een elektronisch documentbeheersysteem bij een onderneming groter zijn naarmate werknemers meer betrokken zijn bij EDI.

Vereisten voor elektronische documentbeheersystemen

Het elektronische documentbeheersysteem (EDMS) is een speciale toepassing die deelnemers de mogelijkheid biedt elektronische documenten van juridische betekenis uit te wisselen. Alle elektronische documentbeheersystemen kunnen worden geclassificeerd volgens verschillende criteria:

  1. EDS met geavanceerde opslag- en ophaalsystemen. Hun tweede naam is elektronische archieven.
  2. EDS met ontwikkelde routingsystemen die zorgen voor de verplaatsing van documenten langs gespecificeerde routes.
  3. EDS met een systeem ter ondersteuning van organisatiebeheer en kennisaccumulatie. Meestal combineren deze systemen de eigenschappen van de vorige twee. Bovendien is het in een dergelijk systeem mogelijk om zowel rigide als vrije routing te gebruiken. Soortgelijke EDMS worden gebruikt in grote bedrijven en overheidsinstellingen.
  4. EDS met ondersteuning van teamwerk. Dergelijke systemen zijn gericht op het organiseren van het collectieve werk van werknemers, zelfs als ze geografisch gescheiden zijn. Bieden de mogelijkheid om te zoeken naar informatie, discussies en afspraken, inclusief echte en virtuele, evenals services voor het opslaan en publiceren van documenten.
  5. EDS met aanvullende services: projectbeheer, e-mail, facturering, CRM-service.

De meest populaire functies van EDMS zijn:

  1. Opslag en ophalen van documenten.
  2. Ondersteuning voor kantoorwerk.
  3. Routing en controle van de uitvoering van documenten: voorbereiding van routes van documenten, ondersteuning voor acties tijdens routes, kennisgeving van werknemers over de ontvangst van een nieuw document, automatische controle van de timing van uitvoering.
  4. Opstellen van analytische rapporten, zoals een rapport over de huidige tewerkstelling, over de uitvoering van werkzaamheden aan documenten en over late bestellingen.
  5. Zorgen voor informatiebeveiliging, inclusief gebruikersauthenticatie, ondersteuning voor elektronische digitale handtekening, codering van documenten en brieven, audit van werk in het systeem.

Sommige EDS hebben specifieke functies waarmee u de gebruiksmogelijkheden kunt uitbreiden door te integreren met andere systemen.

Een kenmerk van het Russische interne elektronische documentbeheersysteem van de organisatie is de verticale oriëntatie: het document moet een reeks goedkeuringen en goedkeuringen van het senior management ondergaan voordat het de contractant bereikt. Bovendien zijn er in het huishoudelijke kantoorwerk integrale onderdelen zoals het registratiesysteem, het opstellen van rapporten en controle over de uitvoering. In dit opzicht zijn de meest bekende EDMS op de Russische markt producten van lokale ontwikkelaars (zie Fig.).

Fig. Vraaggrafiek van verschillende EDMS in Russische bedrijven

Hoe kiest u een EDMS dat geschikt is voor uw bedrijf?

Omdat ontwikkelaars veel kantoorautomatiseringsprogramma's aanbieden, is het belangrijk om geen fouten te maken bij het kiezen van een of ander EDMS. Er zijn verschillende belangrijke criteria waarmee u kunt begrijpen of het programma geschikt is voor het bedrijf of niet.

  1. De volwassenheid van de EDMS, inclusief het tijdstip van zijn bestaan ​​op de markt, het aantal bedrijven dat het systeem met succes in hun werk heeft toegepast, de beschikbaarheid van updates. Nieuwe systemen hebben een grote kans op fouten en bijgevolg fouten in de organisatie van elektronisch documentbeheer van het bedrijf.
  2. Naleving van de industrie standaard organisatie.
  3. Naleving van de doelen en doelstellingen van het bedrijf.
  4. Het niveau van technische ondersteuning voor de EDMS van het ontwikkelende bedrijf tijdens installatie en tijdens bedrijf.
  5. De mogelijkheid om de EDMS te wijzigen in geval van uitbreiding van de organisatie.
  6. Beschikbaarheid van documentatie voor het beheren of wijzigen van de EDS-instellingen.
  7. EDS bescherming. Het systeem moet de bescherming van informatie waarborgen in overeenstemming met het beveiligingsbeleid van het bedrijf.
  8. De tijd die nodig is om de EDMS te herstellen na een storing.
  9. De kosten van de EDS, inclusief de kosten van aanschaf, licentie, administratie en technische ondersteuning.

De keuze van het systeem hangt af van wat de klant van plan is te krijgen, welke middelen het heeft en wat het ontwikkelingsniveau van het bedrijf is op het gebied van elektronisch documentbeheer.

Om eindelijk te bepalen welke EDMS bij de onderneming moet worden geïnstalleerd, wordt het aanbevolen een paar eenvoudige stappen te nemen:

  • een vergelijkende analyse uitvoeren van verschillende EDMS die het beste aan de vereisten voldoen,
  • schat de eigendomskosten van een programma,
  • licentiestelsels bestuderen en de beste optie kiezen,
  • vertrouwd raken met het aanbod van diensten van de leverancier,
  • Ontdek demovideo's
  • installeer de demo-versie van het programma,
  • om de functionaliteit van de EDMS te bestuderen en de belangrijkste te benadrukken vanuit het oogpunt van het bedrijf.

Na een uitgebreide analyse van de verkregen gegevens kunt u de definitieve beslissing nemen over de installatie van een programma in de onderneming.

Implementatie van elektronisch documentbeheer

Het implementeren van elektronisch documentbeheer in een organisatie is niet zo eenvoudig. Het is niet voldoende om alleen het programma te kopen, op computers te installeren en aan het werk te zetten. Het succes van de implementatie is afhankelijk van verschillende voorwaarden.

  • Actieve deelname aan kantoorautomatisering door bedrijfsmanagement. Een snelle oplossing voor organisatorische problemen in verband met de implementatie van EDI, evenals de impact op middelgrote managers en ondergeschikten die weerstand bieden aan innovatie, helpt om dit doel met succes te bereiken.
  • Als u zich aan de installatiestappen houdt, kunt u de vereiste deadlines halen en het budget halen.
  • Het belang van belangrijke gebruikers. Bij het automatiseren van de workflow moet rekening worden gehouden met de belangen van de werknemers die direct in het programma zullen werken.
  • Een goede voorbereiding van projectdocumentatie helpt inconsistenties tussen de aannemer en de klant tijdens de werking van het systeem te voorkomen.

Hoe meer rekening wordt gehouden met deze principes in het implementatieproces, hoe groter de kans dat de overgang van de onderneming naar elektronisch documentbeheer succesvol zal zijn.

De procedure voor het organiseren van elektronisch documentbeheer in een bedrijf is als volgt.

  1. Ontwikkeling van technische specificaties.
  2. De keuze van IT-oplossingen.
  3. Beschrijving van bedrijfsprocessen.
  4. Opstellen van schattingen, planningen, een lijst van benodigde middelen en een algemeen werkplan.
  5. Implementatie van elektronisch documentbeheer.
  6. Programma testen.
  7. EDMS wordt gestart.
  8. Monitoring van het gebruik van het systeem.

Bij het invoeren van een EDMS bij een onderneming zullen onvermijdelijk problemen en risico's optreden, wat leidt tot een schending van de deadlines voor projectlancering, overschrijding van het budget, onvolledige verwezenlijking van de doelstellingen van de EDMS of zelfs een volledige verstoring van de uitvoering van het programma.

De specificiteit van risico's bij de implementatie van EDI, evenals bij de implementatie van elk informatiesysteem in de hele organisatie, is te wijten aan het feit dat het in relatief korte tijd nodig is om een ​​aanzienlijk deel van de werknemers over te dragen naar nieuwe en ongebruikelijke werkwijzen voor hen. De belangrijkste risico's zijn onder meer:

  • Conservativiteit van werknemers
  • onvoldoende computervaardigheden van werknemers,
  • gebrek aan voorschriften voor de belangrijkste processen,
  • slechte technische uitrusting
  • gebrek aan duidelijk projectmanagement.

Om ongewenste problemen tijdens de organisatie van elektronisch documentbeheer te voorkomen, is het noodzakelijk om het werk van de EDMS in het bedrijf in detail te ontwerpen, de gefaseerde introductie te organiseren, het personeel op te leiden en hem operationele ondersteuning te bieden bij het oplossen van problemen in verband met de werkzaamheden van de EDMS.

Over het algemeen is de introductie van elektronisch documentbeheer niet alleen een innovatie, maar een radicale stap in de richting van modern beheer van informatiestromen. Volgens CNews Analytics is de binnenlandse EDMS-markt een van de meest actief ontwikkelende segmenten van de IT-industrie. Dit komt omdat de belangrijkste consument van de programma's de publieke sector is en belangstelling van de staat zorgt voor de stabiliteit van de gehele markt.

Elektronisch documentbeheer als onderdeel van de implementatie van een geïntegreerd bedrijfsautomatiseringssysteem

Denis Seleznev, hoofd van de Automation: 1F-praktijk bij KSK Group, de grootste adviesholding die zich bezighield met de ontwikkeling en installatie van zijn eigen unieke bedrijfsautomatiseringsprogramma, First Form, vertelde ons hoe we een elektronisch documentbeheersysteem kunnen organiseren en lanceren:

“Sommige bedrijven, vooral kleine, geloven dat automatisering van bedrijfsprocessen in een bedrijf om geld te besparen heel goed in delen kan worden uitgevoerd - eerst boekhouden, dan papierwerk, en al het andere. In feite kunnen dergelijke denkbeeldige besparingen vervolgens leiden tot groot ongemak en de behoefte aan extra kosten. Stel je voor dat een bedrijf zich ontwikkelt, het staat voor de taak om alle verschillende programma's te combineren in een gemeenschappelijk systeem, maar het blijkt vaak dat dit onmogelijk of bijna onmogelijk is. Verschillende automatiseringsprogramma's kunnen niet in een enkele modus werken en u moet het automatiseringsproces vanaf het begin starten.

Het is veel winstgevender, eenvoudiger en handiger om onmiddellijk een geïntegreerd systeem te installeren dat alle bedrijfsprocessen in het bedrijf dekt en dat kan worden uitgebreid in het geval van nieuwe bedrijfsprocessen. KSK-groep biedt zijn klanten een unieke ontwikkeling - een uitgebreid systeem van "First Form". Tot de voordelen behoren de snelheid van implementatie, het aanpassingsvermogen van het systeem voor verschillende zakelijke taken, eenvoud, mobiliteit en winstgevendheid. Opgemerkt moet worden dat het "eerste formulier" vaste kosten heeft en geen extra kosten van de klant vereist tijdens het gebruik. We garanderen ook hoogwaardige technische ondersteuning en training van het personeel. "

Bekijk de video: Xtendis documentbeheer DHLimburg 2018 MP4 (Oktober 2021).

Pin
Send
Share
Send
Send